Home  »  Noticias   »   ¿Comunicas bien por e-mail? Las 7 Cés para saberlo

La vida profesional está plagada de correos electrónicos inoportunos que desencadenan una discusión, un error o un malentendido. Se delega algo que no ha quedado claro, o se da feedback por algo sin ser demasiado asertivo, y de ahí surge un problema que podría evitarse conociendo algunas claves para comunicar mejor. El e-mail, frente a las llamadas telefónicas de antes, o las reuniones en exceso, ha supuesto muchas ventajas en cuanto a productividad, ya que permite trabajar sin distracciones y contestar a varias personas en pocos minutos. Pero tiene la contrapartida de que cuando se recibe un correo electrónico, no vemos la cara de la persona, ni escuchamos su tono de voz. Por eso, es clave encontrar un equilibrio entre la eficiencia y la inteligencia emocional, y las 7 Cés son una estructura que ayuda a lograr ese balance.

1. Concreción. Las ambigüedades o generalizaciones no ayudan a transmitir lo que se quiere, porque facilitan que la otra persona imagine algo que no es, por tanto, si quieres decirle a un proveedor que no estás satisfecho con lo que te ha enviado, define exactamente aquello que no te convence.

2. Corrección. Utilizar bien el lenguaje tanto a nivel técnico como de expresión ayuda a ser comprendidos de la forma más fiel posible. No poner una coma donde toca, o un acento, no es sólo un síntoma de falta de cuidado o cultura, sino que además puede hacer que el otro comprenda mal alguna frase y le dé otro sentido.

3. Coherencia. Ten claro lo que quieres decir antes de sentarte a teclear, porque si hay alguna disonancia entre dos frases del correo, la persona puede confundirse, y además cuestionará la confianza del remitente, que se contradice.

4. Claridad. Elige las palabras adecuadas y habla con precisión si quieres comunicar bien y evitar malentendidos. Si le quieres decir a alguien que es importante que llegue puntual a la reunión, no lo digas de forma indirecta ni sutil, sino lo más explícita posible.

5. Concisión. Evita irte por las ramas, salir del tema o dejar de mencionar con el énfasis suficiente las claves de tu mensaje. Decorar el contenido no ayuda a su comprensión y es una pérdida de tiempo. El tacto humano no tiene nada que ver con el engaño o la distracción del mensaje central, aunque a veces lo pensemos.

6. Completud. Un mensaje incompleto es parecido a un mensaje falso, porque el hecho de que no diga todo lo que tiene que decir deja espacio a que haya confusiones o errores, y además se está ocultando información clave para comprender el conjunto.

7. Cortesía. Además de hablar con precisión y corrección, no debemos olvidar que comunicamos con otras personas, y como tales, agradecen la amabilidad, el trato personal y el reconocimiento. Saludar, dar las gracias y enviar un saludo forman parte de una cortesía que ayuda a reducir tensiones, acercar relaciones y que la comunicación funcione no sólo a corto plazo sino con el paso del tiempo.

Nigth King

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