Hablar no significa comunicar necesariamente, igual que escribir un correo electrónico no implica haber transmitido un mensaje claro y eficiente. Porque cuando íbamos a la escuela no nos enseñaron a enviar e-mails, y es una forma de comunicación diferente a las otras, con sus peculiaridades propias. Es una herramienta útil y práctica que no hemos aprendido a aprovechar, y que muchas veces, en vez de ayudarnos a ganar tiempo, nos lo quita y nos desgasta mucho. Por eso, merece la pena aplicar una serie de prácticas como éstas, que te ayudarán a tener una comunicación por correo más fluida, orientada en positivo, eficaz y humana.

1. Evita las frases largas. Si tu objetivo es hacer literatura y pasar a la Historia por intercambios epistolares virtuales, sigue complicando tus frases y lo conseguirás. Pero si lo que quieres es comunicar algo y mejorar tu productividad y coordinación con otras personas, te recomiendo frases simples, cortas y lo más claras posibles.

2. Cuando leas, piensa en positivo. Muchas veces, leemos un correo del jefe o de un cliente y lo interpretamos de forma negativa, cuando en realidad no tenía esa connotación. Por eso, es importante que te centres en leer con la mayor objetividad posible, y la información que te falte, pregúntala. Mientras tanto, siempre que dudes, es mejor que pienses positivamente, en vez de ponerte en la peor situación.

3. Sé asertivo. Esta cualidad es esencial en la comunicación, porque nos permite decir las cosas claras sin herir a la otra persona. Lo que ocurre por e-mail es que es fácil que haya malentendidos, y una de las formas de reducirlos es ser muy descriptivos y evitar valoraciones personales. Pero nunca olvides que la comunicación es bidireccional siempre, y por tanto, deberás tener cierta consideración por la cultura, personalidad y estilo comunicativo de tu interlocutor.

4. Añade algún toque personal. Siempre ayuda un pequeño detalle personalizado, porque es un gesto humano con la otra persona y una forma implícita de dar reconocimiento. Te ayudará a fidelizar a tus clientes y cuidar la relación con tu gente en el trabajo. Por tanto, aunque seas asertivo en el mensaje principal, no está de más añadir un “¿cómo vas con tu dolor de espalda?” o “¿qué tiempo hace por Valencia?”. No olvides medir la confianza que tienes con la otra persona, ni pases por alto el feedback que el otro te vaya dando a tu forma de comunicarte.

5. Crea plantillas. Sí, por frío que suene, en realidad es la mejor forma de que te centres en lo importante del mensaje. Gmail tiene una opción de creación de e-mails standard que es muy funcional y permite precisamente no tener que escribir las mismas cosas cada vez. Sobre todo es práctico para el encabezado y la despedida, o para mensajes habituales como la convocatoria de una reunión, el envío de una factura o de un informe periódico.